Asvegra Provider – Organigramma

Asvegra Provider – Funzionigramma

Rev. 09/04/2024

 

Presidente Asvegra Provider (Legale Rappresentante)

  • Convoca e presiede la Direzione Asvegra Provider (DAP);
  • Sottoscrive: i contratti e le convenzioni, il piano formativo annuale, la relazione annuale sull’attività svolta, gli attestati ECM.

 

Direzione Asvegra Provider

  • È composta da:
    • Presidente Asvegra;
    • Coordinatore Scientifico CD Asvegra;
    • Referente Amministrativo interno;
    • Coordinatore Scientifico;
    • Responsabile Segreteria
  • È garante del rispetto delle linee scientifico-culturali di Asvegra;
  • Rappresenta il Consiglio Direttivo Asvegra nella progettazione ed erogazione delle attività di Asvegra Provider;
  • Accoglie le richieste validate dal Comitato Scientifico Asvegra Provider;
  • Approva il piano formativo proposto dal Comitato Scientifico Asvegra Provider.

 

Comitato Scientifico Asvegra Provider

  • È presieduto dal Coordinatore Scientifico, il quale lo convoca e lo coordina;
  • Sulla base delle linee strategiche definite dalla Direzione Asvegra Provider, predispone e attiva le procedure per la rilevazione e l’analisi dei fabbisogni formativi;
  • Valida il piano formativo annuale, individuandone gli obiettivi formativi prioritari sulla base dei fabbisogni formativi rilevati e lo sottopone all’approvazione della Direzione Asvegra Provider;
  • Esamina la qualità scientifica e formativa degli eventi ECM esterni e/o non previsti dal Piano Formativo;
  • Valuta l’idoneità a ricoprire il ruolo di Responsabile Scientifico, esperto nell’area di riferimento, degli eventi ECM.

 

Responsabile Segreteria

  • Si interfaccia con i clienti esterni, con il Responsabile dei Gruppi Studio, con i referenti degli eventi, per la raccolta del materiale validato, in collaborazione e supporto con la Segreteria Organizzativa;
  • Accoglie il mandato della Direzione Asvegra Provider;
  • Supervisiona e coordina tutte le attività operative riguardanti la preparazione, l’organizzazione, l’erogazione e la chiusura degli eventi formativi con il supporto della Segreteria Organizzativa;
  • Mantiene aggiornata la piattaforma regionale e la documentazione secondo normativa;
  • Mantiene i rapporti e si interfaccia con la Regione;
  • Predispone la documentazione per il rinnovo del Provider;
  • Mantiene i contatti con i clienti e potenziali clienti esterni e gestisce le richieste di accreditamento corsi in collaborazione con il DAP;
  • Redige i preventivi di spesa di accreditamento eventi;
  • Predispone i contratti e le convenzioni, l’assenza di conflitto interessi e l’assenza di finanziamenti per evento;
  • Controlla i documenti indispensabili per l’accreditamento dell’evento e li inserisce nella piattaforma regionale;
  • Redige e sottoscrive la relazione annuale sull’attività svolta;
  • È garante del rispetto delle procedure operative e ne verifica la congruenza rispetto al sistema, in collaborazione con la Segreteria Organizzativa;
  • Supervisiona e presiede, in collaborazione con la Segreteria Organizzativa, all’apertura e alla chiusura delle singole giornate degli eventi;
  • Accredita, modifica e rendiconta tutti gli eventi;
  • Si coordina con la Segreteria Organizzativa per tutte le attività operative riguardanti gli eventi;
  • Si interfaccia con i Referenti sito web per l’aggiornamento del sito;
  • Si interfaccia con il Referente Amministrativo interno per l’emissione delle fatture, il pagamento dei contributi regionali e della tassa annuale del Provider, per i bilanci preventivi/consuntivi dei singoli eventi, per i dati economici di chiusura anno;
  • Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.

 

Responsabile Segreteria Organizzativa

  • È il front office del provider (telefonico e diretto) e punto di raccordo operativo del Provider;
  • Coordina l’erogazione dell’evento nel rispetto dei tempi e delle modalità previste (predisposizione, raccolta e archiviazione della documentazione del corso);
  • È garante del rispetto delle procedure operative e ne verifica la congruenza rispetto al sistema;
  • Gestisce l’archivio tutti i fascicoli corsi e la relativa documentazione;
  • Si interfaccia con il Responsabile Segreteria per tutto quanto concerne la preparazione, l’organizzazione e la chiusura degli eventi;
  • Si interfaccia con il Referente interno Qualità per il monitoraggio degli eventi in conformità alle procedure di sistema;
  • Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.

 

Referenti sito web

  • Mantengono aggiornata la sezione del sito web del Provider con gli eventi ECM in collaborazione con la Responsabile Segreteria.

 

Responsabile Amministrativo

  • Si interfaccia con il Presidente e il Tesoriere dell’Associazione ASVEGRA per la gestione degli aspetti amministrativi, di bilancio e la gestione economica dei diversi eventi ECM;
  • Collabora con il Presidente per predisporre i contratti/convenzioni;
  • Tiene i documenti contabili relativi alle attività svolte;
  • Predispone i bilanci analitici con preventivi per ciascun evento stimando l’entità delle risorse necessarie a realizzarlo;
  • Supervisiona la gestione della contabilità relativa a ciascuna attività formativa, accertandosi che venga attuata nelle modalità e tempi previsti dalla legge;
  • Opera in accordo con il relativo referente interno;
  • Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.

 

Responsabile Informatico

  • Provvede a che tutti gli strumenti informatici (hardware e software) necessari all’espletamento delle diverse procedure siano disponibili e funzionanti;
  • Definisce le modalità di protezione, accesso e conservazione dei dati;
  • Opera in accordo con il relativo referente interno;
  • Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.

 

Responsabile Qualità

  • Collabora alla pianificazione e redazione delle procedure e delle registrazioni di processo e di sistema;
  • Collabora alla definizione degli indicatori di processo e di esito;
  • Convoca e conduce gli audit interni;
  • Opera in accordo con il relativo referente interno.