Asvegra Provider – Funzionigramma
Rev. 29/04/2024
Presidente Asvegra Provider (Legale Rappresentante)
- Convoca e presiede la Direzione Asvegra Provider (DAP);
- Sottoscrive: i contratti e le convenzioni, il piano formativo annuale, la relazione annuale sull’attività svolta, gli attestati ECM.
Direzione Asvegra Provider
- È composta da:
- Presidente Asvegra;
- Coordinatore Scientifico CD Asvegra;
- Referente Amministrativo interno;
- Coordinatore Scientifico;
- Responsabile Segreteria
- È garante del rispetto delle linee scientifico-culturali di Asvegra;
- Rappresenta il Consiglio Direttivo Asvegra nella progettazione ed erogazione delle attività di Asvegra Provider;
- Accoglie le richieste validate dal Comitato Scientifico Asvegra Provider;
- Approva il piano formativo proposto dal Comitato Scientifico Asvegra Provider.
Comitato Scientifico Asvegra Provider
- È presieduto dal Coordinatore Scientifico, il quale lo convoca e lo coordina;
- Sulla base delle linee strategiche definite dalla Direzione Asvegra Provider, predispone e attiva le procedure per la rilevazione e l’analisi dei fabbisogni formativi;
- Valida il piano formativo annuale, individuandone gli obiettivi formativi prioritari sulla base dei fabbisogni formativi rilevati e lo sottopone all’approvazione della Direzione Asvegra Provider;
- Esamina la qualità scientifica e formativa degli eventi ECM esterni e/o non previsti dal Piano Formativo;
- Valuta l’idoneità a ricoprire il ruolo di Responsabile Scientifico, esperto nell’area di riferimento, degli eventi ECM.
Responsabile Segreteria
- Si interfaccia con i clienti esterni, con il Responsabile dei Gruppi Studio, con i referenti degli eventi, per la raccolta del materiale validato, in collaborazione e supporto con la Segreteria Organizzativa;
- Accoglie il mandato della Direzione Asvegra Provider;
- Supervisiona e coordina tutte le attività operative riguardanti la preparazione, l’organizzazione, l’erogazione e la chiusura degli eventi formativi con il supporto della Segreteria Organizzativa;
- Mantiene aggiornata la piattaforma regionale e la documentazione secondo normativa;
- Mantiene i rapporti e si interfaccia con la Regione;
- Predispone la documentazione per il rinnovo del Provider;
- Mantiene i contatti con i clienti e potenziali clienti esterni e gestisce le richieste di accreditamento corsi in collaborazione con il DAP;
- Redige i preventivi di spesa di accreditamento eventi;
- Predispone i contratti e le convenzioni, l’assenza di conflitto interessi e l’assenza di finanziamenti per evento;
- Controlla i documenti indispensabili per l’accreditamento dell’evento e li inserisce nella piattaforma regionale;
- Redige e sottoscrive la relazione annuale sull’attività svolta;
- È garante del rispetto delle procedure operative e ne verifica la congruenza rispetto al sistema, in collaborazione con la Segreteria Organizzativa;
- Supervisiona e presiede, in collaborazione con la Segreteria Organizzativa, all’apertura e alla chiusura delle singole giornate degli eventi;
- Accredita, modifica e rendiconta tutti gli eventi;
- Si coordina con la Segreteria Organizzativa per tutte le attività operative riguardanti gli eventi;
- Si interfaccia con i Referenti sito web per l’aggiornamento del sito;
- Si interfaccia con il Referente Amministrativo interno per l’emissione delle fatture, il pagamento dei contributi regionali e della tassa annuale del Provider, per i bilanci preventivi/consuntivi dei singoli eventi, per i dati economici di chiusura anno;
- Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.
Responsabile Segreteria Organizzativa
- È il front office del provider (telefonico e diretto) e punto di raccordo operativo del Provider;
- Coordina l’erogazione dell’evento nel rispetto dei tempi e delle modalità previste (predisposizione, raccolta e archiviazione della documentazione del corso);
- È garante del rispetto delle procedure operative e ne verifica la congruenza rispetto al sistema;
- Gestisce l’archivio tutti i fascicoli corsi e la relativa documentazione;
- Si interfaccia con il Responsabile Segreteria per tutto quanto concerne la preparazione, l’organizzazione e la chiusura degli eventi;
- Si interfaccia con il Referente interno Qualità per il monitoraggio degli eventi in conformità alle procedure di sistema;
- Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.
Referenti sito web
- Mantengono aggiornata la sezione del sito web del Provider con gli eventi ECM in collaborazione con la Responsabile Segreteria.
Responsabile Amministrativo
- Si interfaccia con il Presidente e il Tesoriere dell’Associazione ASVEGRA per la gestione degli aspetti amministrativi, di bilancio e la gestione economica dei diversi eventi ECM;
- Collabora con il Presidente per predisporre i contratti/convenzioni;
- Tiene i documenti contabili relativi alle attività svolte;
- Predispone i bilanci analitici con preventivi per ciascun evento stimando l’entità delle risorse necessarie a realizzarlo;
- Supervisiona la gestione della contabilità relativa a ciascuna attività formativa, accertandosi che venga attuata nelle modalità e tempi previsti dalla legge;
- Opera in accordo con il relativo referente interno;
- Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.
Responsabile Informatico
- Provvede a che tutti gli strumenti informatici (hardware e software) necessari all’espletamento delle diverse procedure siano disponibili e funzionanti;
- Definisce le modalità di protezione, accesso e conservazione dei dati;
- Opera in accordo con il relativo referente interno;
- Si interfaccia con il Responsabile Qualità e il Referente interno Qualità per l’aggiornamento delle procedure del Piano Qualità e per il miglioramento continuo.
Responsabile Qualità
- Collabora alla pianificazione e redazione delle procedure e delle registrazioni di processo e di sistema;
- Collabora alla definizione degli indicatori di processo e di esito;
- Convoca e conduce gli audit interni;
- Opera in accordo con il relativo referente interno.